Codice OTP
Chi firma conferma di possedere il recapito indicato con un codice monouso ricevuto via SMS o email.
Guida
Firma elettronica semplice: cos'è, valore legale e quando usarla
La firma elettronica semplice (FES) è la firma più usata per firmare documenti online e a distanza. Qui trovi cosa prevedono il Regolamento eIDAS e il Codice dell'amministrazione digitale, quando basta, come si confronta con la firma avanzata e qualificata e come funziona con NuvaSign.
Cos'è la firma elettronica semplice
Il Regolamento (UE) 910/2014, detto eIDAS, definisce all'art. 3 n. 10 la firma elettronica come l'insieme di «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare». È il primo dei tre livelli previsti: semplice, avanzata (art. 3 n. 11) e qualificata (art. 3 n. 12).
La firma elettronica semplice non ha requisiti tecnici minimi: può essere un codice OTP ricevuto via SMS, un'accettazione registrata, una firma tracciata sullo schermo. Proprio per questo il suo valore dipende da come viene raccolta e da quali prove la accompagnano.
Il valore legale della firma elettronica semplice
Per l'art. 25 di eIDAS a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici né l'ammissibilità come prova in giudizio per il solo motivo di essere in forma elettronica. La regola vale in tutti gli Stati dell'Unione.
In Italia l'art. 20, comma 1-bis, del CAD (D.Lgs. 82/2005) stabilisce che, fuori dai casi di firma avanzata, qualificata o digitale, l'idoneità del documento a soddisfare la forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. In pratica: la FES ha valore legale, e pesa tanto quanto le prove che la accompagnano.
Quando basta la firma elettronica semplice
La maggior parte dei contratti, nel diritto italiano, è a forma libera: per questi la firma elettronica semplice è adatta. Alcuni esempi:
- Contratti commerciali a forma libera
- Ordini, preventivi e offerte
- Incarichi professionali
- Lettere di assunzione e policy interne
- Accordi di riservatezza (NDA)
- Consensi privacy e liberatorie
- Moduli di iscrizione e adesione
- Verbali di consegna
Servono invece strumenti diversi per:
- Atti dell'art. 1350 c.c. nn. 1-12, come compravendite di immobili: firma qualificata o digitale
- Documenti per cui la legge chiede la forma scritta a pena di nullità, come il patto di non concorrenza o la locazione abitativa: almeno firma avanzata
Esempi di settore nelle guide su contratti di lavoro, noleggio e locazione e consenso privacy.
Confronto
Firma elettronica semplice, avanzata e qualificata a confronto
Tre livelli, requisiti ed effetti diversi. «Firma digitale» e «firma remota» sono i nomi con cui in Italia si indica la firma qualificata. Approfondisci nella guida sulla differenza tra FES e FEA.
| Livello | Come funziona | Valore legale | Quando si usa |
|---|---|---|---|
| Firma elettronica semplice (FES) eIDAS art. 3 n. 10 · CAD art. 20 | Dati elettronici associati al documento e usati per firmare, come un codice OTP ricevuto via SMS. È la firma di NuvaSign. | Non le si può negare valore perché elettronica (eIDAS art. 25). Il giudice ne valuta sicurezza, integrità e immodificabilità. | Contratti a forma libera, ordini, preventivi, incarichi, moduli, consensi privacy. |
| Firma elettronica avanzata (FEA) eIDAS art. 3 n. 11 e art. 26 · DPCM 22/2/2013 | Connessa unicamente al firmatario, che identifica e che la controlla in via esclusiva; rileva ogni modifica successiva. Esempio: la firma grafometrica in banca. | Soddisfa la forma scritta e ha l'efficacia della scrittura privata (art. 2702 c.c.). | Documenti per cui la legge richiede la forma scritta, esclusi quelli riservati alla firma qualificata. |
| Firma elettronica qualificata (FEQ) e firma digitale eIDAS art. 3 n. 12 · CAD art. 24 | Firma avanzata con certificato qualificato personale, su smart card, token o sui server del prestatore (la «firma remota», con PIN e OTP). | Equivale alla firma autografa in tutta l'Unione europea (eIDAS art. 25). | Obbligatoria per gli atti dell'art. 1350 c.c. nn. 1-12, come i trasferimenti di immobili (CAD art. 21 c. 2-bis). |
Informazioni di carattere generale, non una consulenza legale: per un caso specifico confrontati con il tuo legale o consulente.
NuvaSign
Come funziona la firma elettronica semplice in NuvaSign
NuvaSign genera firme elettroniche semplici e le rafforza con gli strumenti qualificati di eIDAS, così il giudice ha tutti gli elementi per valutarne sicurezza e integrità.
Sigillo qualificato
Il PDF è chiuso con un sigillo PAdES di un prestatore della lista di fiducia UE: ogni modifica si vede.
Marca temporale qualificata
Data e ora della firma sono certificate da un'autorità qualificata, in modo opponibile a terzi.
Pacchetto di prova
Apertura, lettura, consenso, verifica del codice e firma registrati in una catena a prova di manomissione.
Verificabile da chiunque. Il PDF firmato si controlla con qualsiasi lettore PDF o sulla pagina di verifica pubblica, senza account. Per far firmare a distanza vedi come firmare documenti online; per integrarla nel tuo software c'è l'API di firma elettronica.
FAQ
Domande frequenti sulla firma elettronica semplice
Firma elettronica e firma digitale sono la stessa cosa?
No. «Firma elettronica» è la categoria generale definita dal Regolamento eIDAS, che ne prevede tre livelli: semplice, avanzata e qualificata. La «firma digitale» è il nome italiano di un tipo di firma qualificata, basata su un certificato personale rilasciato da un prestatore accreditato. NuvaSign genera firme elettroniche con verifica OTP, rafforzate da sigillo e marca temporale qualificati: sono adatte alla maggior parte dei contratti e dei documenti aziendali, che la legge non obbliga a firmare con firma qualificata.
Cos'è la firma elettronica semplice?
La firma elettronica semplice (FES) è il primo dei tre livelli di firma previsti dal Regolamento (UE) 910/2014, eIDAS (art. 3 n. 10): dati in forma elettronica, associati a un documento, che il firmatario usa per firmare. Un esempio è la conferma con un codice OTP ricevuto via SMS, come avviene con NuvaSign.
La firma elettronica semplice ha valore legale?
Sì. Per l'art. 25 di eIDAS a una firma elettronica non si può negare valore giuridico né ammissibilità come prova solo perché è in forma elettronica. In Italia l'art. 20 del CAD affida al giudice la valutazione del suo valore probatorio, in base alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità: per questo NuvaSign affianca a ogni firma codice OTP, sigillo qualificato, marca temporale qualificata e pacchetto di prova.
Quando basta la firma elettronica semplice?
Per tutti i documenti per cui la legge non impone una forma particolare: contratti commerciali a forma libera, ordini, preventivi, incarichi professionali, NDA, moduli, liberatorie e consensi privacy. È la situazione della grande maggioranza dei documenti di aziende, studi e associazioni.
Quando la firma elettronica semplice non basta?
Quando la legge richiede la forma scritta a pena di nullità serve almeno una firma elettronica avanzata; per gli atti dell'art. 1350 c.c. nn. 1-12, come i trasferimenti di immobili, serve una firma qualificata o digitale (CAD art. 21 c. 2-bis). Rientrano fra i casi da verificare, per esempio, il patto di non concorrenza e i contratti di locazione abitativa.
Approfondimenti
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