Termini di servizio

1. Chi fornisce il servizio

NuvaSign è fornito da FlexCode, ditta individuale con sede a Messina (ME), Italia, partita IVA IT03670160831, email [email protected], telefono +39 331 189 1085.

Questi termini regolano l'uso dell'applicazione NuvaSign, delle sue API e del sito nuvasign.it fra FlexCode e il cliente che si registra (il «Cliente»).

2. A chi è rivolto

NuvaSign è riservato ad aziende, professionisti ed enti con partita IVA italiana, che lo usano per la propria attività. Non è rivolto ai consumatori: al rapporto non si applicano le norme del Codice del consumo.

Chi si registra dichiara di avere il potere di impegnare il Cliente e che i dati forniti sono veri e aggiornati.

3. Il servizio

NuvaSign permette al Cliente di inviare documenti PDF a una o più persone perché li firmino con firma elettronica semplice (FES), ai sensi del Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS) e del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). Il firmatario è identificato tramite un codice monouso (OTP) inviato al recapito indicato dal Cliente, di cui si verifica così il possesso: NuvaSign non accerta l'identità del firmatario con un documento. A firma completata il documento è chiuso con un sigillo elettronico di FlexCode e una marca temporale, è accompagnato da un pacchetto di prova che registra ogni passaggio e ne viene inviata copia per email a ogni firmatario che abbia un indirizzo email.

Il servizio non comprende la firma elettronica avanzata o qualificata, il riconoscimento del firmatario con documento d'identità, la conservazione a norma dei documenti informatici né l'invio delle fatture al Sistema di interscambio.

La firma elettronica semplice non è adatta agli atti per cui la legge richiede una forma diversa (per esempio quelli che richiedono la firma qualificata o l'atto pubblico). Valutare se è adatta al singolo documento spetta al Cliente; il suo valore probatorio è liberamente valutato dal giudice.

4. Registrazione e account

Per usare il servizio serve un account, attivato dopo la verifica dell'email e del numero di telefono. Il Cliente custodisce le credenziali, risponde di quanto fatto con il proprio account e dagli utenti che invita, e avvisa subito FlexCode di ogni uso non autorizzato.

Le chiavi API sono mostrate una sola volta: il Cliente le conserva in modo sicuro e le revoca se teme che siano state esposte.

5. Prova gratuita

Alla registrazione il Cliente riceve una prova gratuita, senza carta, di 14 giorni o 2 firme: termina al primo dei due limiti. Durante la prova i codici di verifica arrivano via email. Alla fine della prova si possono inviare nuove richieste solo scegliendo un piano o acquistando firme; le richieste già inviate proseguono.

È ammessa una sola prova per partita IVA, per indirizzo email e per dominio aziendale. FlexCode può rifiutare o chiudere prove aperte in violazione di questa regola.

6. Piani, prezzi e conteggio delle firme

Il servizio si paga in firme. Una firma corrisponde a un firmatario su un documento: un documento firmato da tre persone vale tre firme. Sigillo, marca temporale e codici di verifica sono compresi.

Le firme si contano quando la richiesta viene inviata e restano consumate anche se la richiesta poi scade, viene rifiutata o annullata, perché in quel momento il servizio è già stato erogato. Si restituiscono solo quando la richiesta si chiude per un errore tecnico di NuvaSign.

Prezzi e firme incluse di ciascun piano, e prezzi delle firme extra, sono quelli pubblicati sul sito al momento della sottoscrizione o dell'acquisto. Le condizioni accettate restano ferme fino al rinnovo successivo a un eventuale cambio di listino, comunicato come previsto alla sezione 15.

• Abbonamento mensile o annuale: il canone si paga in anticipo. Le firme si pagano sempre prima di usarle: non esistono addebiti per firme oltre le incluse. Quando le firme incluse e le firme extra sono finite, non si possono inviare altre richieste fino all'acquisto di altre firme extra, al rinnovo o al passaggio a un piano superiore.
• Le firme incluse valgono per il periodo a cui si riferiscono e non si accumulano.
• Firme extra: si acquistano in anticipo, anche durante la prova o senza un piano attivo, al prezzo per firma dello scaglione raggiunto dalla quantità acquistata. Non scadono, si usano dopo le firme incluse e restano utilizzabili anche dopo la fine della prova o dell'abbonamento, salvo il caso di insoluto previsto alla sezione 7.
• Piani su misura e a volume: valgono le condizioni del contratto sottoscritto, che prevalgono su questi termini dove diverse.

7. Pagamenti e fatture

I pagamenti avvengono con carta o addebito SEPA tramite Stripe, o con bonifico quando concordato. Il Cliente autorizza gli addebiti ricorrenti dell'abbonamento. FlexCode emette fattura elettronica ai dati fiscali indicati dal Cliente, che è responsabile della loro correttezza.

Se un pagamento non va a buon fine, FlexCode ne dà avviso e il pagamento viene ritentato. Se resta insoluto, FlexCode può sospendere l'invio di nuove richieste fino al pagamento; le richieste già inviate e i documenti già firmati restano disponibili.

Salvo errore tecnico di NuvaSign, canoni e firme acquistate non sono rimborsabili.

8. Durata, cambio di piano e disdetta

L'abbonamento si rinnova automaticamente per un periodo uguale a quello sottoscritto. Il Cliente può disdirlo in qualsiasi momento dall'area Abbonamento, con effetto alla fine del periodo in corso e senza penali. Alla chiusura non è dovuto altro oltre ai canoni e alle firme extra già pagati.

Il passaggio a un piano superiore ha effetto subito, con addebito della differenza di canone per la parte di periodo rimanente. Il passaggio a un piano inferiore ha effetto dal rinnovo successivo.

Alla cessazione il Cliente può esportare i propri dati e documenti per 30 giorni, dall'area Account della console; poi l'account viene chiuso e i dati cancellati come indicato nella sezione 12 e nell'informativa privacy.

9. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• usare il servizio solo per scopi leciti e per documenti che ha il diritto di far firmare;
• indicare firmatari e recapiti corretti: l'identificazione del firmatario si basa sul possesso del recapito che il Cliente indica;
• avere una base giuridica per trattare i dati dei firmatari e informarli, anche richiamando l'informativa di NuvaSign;
• non caricare contenuti illeciti, malware o dati non necessari, in particolare categorie particolari di dati quando non indispensabili;
• non tentare di aggirare limiti, misure di sicurezza e conteggi, né usare il servizio per inviare comunicazioni non richieste;
• rispettare i limiti di utilizzo delle API indicati nella documentazione.

In caso di violazione grave FlexCode può sospendere l'account, informandone il Cliente, e, se la violazione non cessa, risolvere il contratto ai sensi dell'articolo 1456 del Codice civile.

10. Disponibilità e assistenza

FlexCode fa quanto ragionevolmente possibile per mantenere il servizio disponibile e sicuro, ma non garantisce che sia privo di interruzioni. Le manutenzioni programmate sono annunciate quando possibile con anticipo. L'assistenza è fornita via email nei giorni lavorativi.

Il servizio dipende anche da fornitori terzi (hosting, operatori telefonici, posta elettronica, pagamenti, sigillo e marche temporali): i ritardi nella consegna di SMS o email dipendono in parte da loro.

11. Responsabilità

FlexCode risponde del corretto funzionamento del servizio come descritto in questi termini. Non risponde del contenuto dei documenti, della scelta di usare la firma elettronica semplice per un determinato atto, dei dati forniti dal Cliente, né dei danni dovuti a uso improprio dell'account o a cause di forza maggiore.

Salvo dolo o colpa grave (articolo 1229 del Codice civile), la responsabilità complessiva di FlexCode verso il Cliente è limitata agli importi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento, ed è esclusa per il mancato guadagno e i danni indiretti.

12. Trattamento dei dati per conto del Cliente

Per i documenti e i dati dei firmatari il Cliente è titolare del trattamento e nomina FlexCode responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. Questa sezione costituisce l'accordo sul trattamento dei dati. FlexCode:

• tratta i dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni del Cliente, date con l'uso dell'applicazione e delle API, avvisandolo se un'istruzione le sembra contraria alla legge;
• tratta dati identificativi e di contatto dei firmatari, i documenti, le firme e i dati tecnici della cerimonia di firma, riferiti ai firmatari e alle persone citate nei documenti, per la durata del contratto;
• vincola alla riservatezza chi è autorizzato a trattarli e adotta le misure di sicurezza descritte nell'informativa privacy;
• può ricorrere ai sub-responsabili elencati nell'informativa privacy, con obblighi equivalenti a questi; il Cliente vi acconsente in via generale e sarà informato con almeno 30 giorni di anticipo di ogni nuovo sub-responsabile, potendo opporsi e, in mancanza di accordo, recedere;
• assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati, nella valutazione d'impatto e nelle notifiche di violazione, che gli comunica senza ingiustificato ritardo;
• trasferisce dati fuori dall'Unione europea solo con le garanzie previste dal GDPR;
• mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consente verifiche ragionevoli, con preavviso e a spese del Cliente;
• alla fine del contratto cancella i documenti originali e i dati trattati per conto del Cliente, dopo il periodo di esportazione della sezione 8, salvo quanto previsto qui sotto.

Il documento firmato e il pacchetto di prova sono conservati da FlexCode come titolare autonomo per 10 anni dal completamento della firma, anche dopo la fine del contratto, al solo fine di permettere a FlexCode, al Cliente e ai firmatari di dimostrare la firma e difendere i propri diritti. Alla scadenza sono cancellati e i dati dei firmatari resi anonimi. Il documento originale non firmato e le immagini delle firme sono cancellati dopo il periodo scelto dal Cliente nelle impostazioni (da 1 a 365 giorni, 90 se non lo sceglie).

Per i dati del Cliente e dei suoi utenti FlexCode è titolare del trattamento, come descritto nell'informativa privacy.

13. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio NuvaSign, il sito e la documentazione appartengono a FlexCode. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non cedibile per la durata del contratto. I documenti e i contenuti caricati restano del Cliente, che concede a FlexCode solo i diritti necessari a erogare il servizio.

Il Cliente che ha un piano con personalizzazione del marchio garantisce di avere i diritti sui loghi e sui marchi che carica.

14. Riservatezza

Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni non pubbliche dell'altra ricevute durante il rapporto e le usa solo per eseguire il contratto, anche dopo la sua fine.

15. Modifiche ai termini e ai prezzi

FlexCode può modificare questi termini e i prezzi per ragioni tecniche, normative o commerciali, comunicandolo per email almeno 30 giorni prima. Le modifiche di prezzo si applicano dal primo rinnovo successivo a quel termine. Il Cliente che non le accetta può disdire prima che abbiano effetto; continuando a usare il servizio le accetta. Le modifiche imposte dalla legge possono avere effetto immediato.

16. Legge applicabile e foro competente

I termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Messina.

17. Disposizioni finali

Se una clausola risulta invalida, le altre restano efficaci. Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di FlexCode. Le comunicazioni avvengono per email agli indirizzi indicati nell'account e a [email protected].

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile il Cliente approva specificamente le clausole: 5 (una prova per cliente), 6 (firme consumate anche su richieste scadute, rifiutate o annullate; blocco dell'invio a firme esaurite), 7 (sospensione per insoluto; esclusione dei rimborsi), 8 (rinnovo automatico), 9 (sospensione e risoluzione), 11 (limitazione di responsabilità), 12 (conservazione decennale come titolare autonomo), 15 (modifiche unilaterali), 16 (foro esclusivo).