Firma elettronica per contratti di lavoro e documenti HR

Documenti HR che si firmano con la firma elettronica

Molti documenti del rapporto di lavoro non richiedono una forma particolare e si prestano alla firma elettronica semplice con OTP:

• lettere di assunzione e comunicazioni al lavoratore;
• presa visione di regolamenti, codici etici e policy interne;
• accordi di riservatezza (NDA);
• informative e consensi privacy;
• richieste di ferie, permessi e documenti di onboarding;
• consegna di dotazioni aziendali.

Clausole per cui la legge chiede la forma scritta

Il contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato, in generale, non richiede la forma scritta per essere valido. Alcuni elementi però sì, e vanno trattati con attenzione:

• il patto di prova, che deve risultare da atto scritto (art. 2096 c.c.);
• il termine del contratto a tempo determinato, che deve risultare da atto scritto (D.Lgs. 81/2015, art. 19);
• il patto di non concorrenza, valido solo se risulta da atto scritto (art. 2125 c.c.);
• il contratto part-time e l'apprendistato, per cui la forma scritta è richiesta almeno a fini di prova.

Come gestirli

Per questi elementi, con la firma semplice l'idoneità a soddisfare la forma scritta è valutata dal giudice (CAD art. 20); la firma avanzata o qualificata la garantisce per legge. Confrontati con il tuo consulente del lavoro per scegliere lo strumento adatto a ogni documento. Le differenze tra i livelli sono spiegate nella guida su FES e FEA.

Per tutto il resto, NuvaSign permette di inviare lo stesso modello a più collaboratori, di vedere chi ha firmato e di archiviare ogni documento con il suo registro. Se usi un software paghe o HR, la firma si integra con l'API di firma elettronica.